Aangifte “kosten eigen aan de werkgever” wijzigt in 2022

Aangifte "kosten eigen aan de werkgever" wijzigt in 2022
 

Vanaf 01/01/2022 wenst de fiscus meer zicht te krijgen op de kostenvergoedingen die een werkgever toekent aan zijn werknemers/bedrijfsleiders.  Er werd een nieuwe fiscale regelgeving afgesloten waarin verruimde ficheverplichting wordt geïntroduceerd.  Hoe ruim?

Naast het onderscheid tussen de verschillende soorten terugbetaalde kosten, dient nu ook steeds het bedrag aan terugbetaalde kosten die een werkgever betaalt aan zijn werknemers en/of bedrijfsleiders afgedrukt te worden op de fiscale fiches.  Hierdoor krijgt de fiscus meer transparantie over alle kostenvergoedingen (werkelijke en forfaitaire) die worden betaald aan de werknemer en/of bedrijfsleider.

Vandaag zijn er 3 mogelijkheden om onkosten te vergoeden:

  • Op basis van werkelijke en bewezen kosten

Bijv: terugbetaling parkeerbonnen, aankoop bureaumateriaal ed a.h.v. effectieve facturen en rekeningen

  • Forfaitair vastgesteld volgend ernstige normen

Bijv: op basis van de door de fiscus aanvaarde bedragen (kilometervergoeding, vergoeding thuiswerk, …), op basis van sectorale cao’s (arab)

  • Forfaitair en niet vastgesteld volgens ernstige normen

Bijv: forfaitair bedrag per maand, bepaald a.h.v. een gemiddelde aan kosten van de voorbije maanden

Voor al deze onkostenvergoedingen geldt er een ruimere rapportering vanaf 01/01/2022.  Er dient telkens het bedrag van de onkostenvergoeding vermeldt te worden op de fiches.  Dit zorgt voor extra administratie binnen uw boekhouding.  Vanaf 2022 dienen dus alle terugbetalingen goed bijgehouden te worden.

Hoever gaat dit?

Stel dat je als bedrijfsleider een factuur, gericht aan uw vennootschap, foutief betaalt met uw privé bankkaart en vervolgens terugbetaalt aan u privé ?  Inderdaad, ook dit dient vermeld te worden als ‘terugbetaalde werkelijke kosten’ met vermelding van het bedrag op de fiche 281.20.

Een werknemer gaat broodjes halen voor een uitgelopen vergadering en schiet deze kosten voor.  Nadien worden deze broodjes aan hem terugbetaald. Deze onkostenvergoeding dient effectief bijgehouden te worden, om op de fiche 281.10 te worden vermeld.

Wanneer aan deze verplichting niet wordt voldaan, kan een sanctie in de vorm van niet-aftrekbaarheid als beroepskost en/of een administratieve geldboete het gevolg zijn.

Vanaf 2022 houdt u dus best alle terugbetalingen goed bij welke u tijdig doorgeeft aan uw sociaal secretariaat.  Dit hoeft niet maandelijks, maar best vóór opmaak van de fiches 281.10/20.

Heeft u hierover nog vragen? Onze consultants helpen je graag verder!