Nieuwe verplichting UBO register

UBO register informatie

Sinds vorig jaar zijn vennootschappen, vzw’s en stichtingen verplicht om hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register (Ultimate Beneficial Owners).

Deze vennootschappen, vzw’s, stichtingen en trusts (informatieplichtigen) moeten adequate, exacte en actuele gegevens over hun uiteindelijke begunstigden verzamelen en bewaren.

Jaarlijks dient men dit online UBO register te bevestigen.

Opgelet: het UBO-register, waar alle uiteindelijke begunstigden van een juridische entiteit of vennootschap vermeld staan, kent sinds 11/10/2020 een extra verplichting.

Allen zijn vanaf 11/10/2020 verplicht om via het online platform een document toe te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde, adequaat, nauwkeurig en actueel is.  Dit kan u aantonen door bijvoorbeeld volgend document toe te voegen: een kopie van het aandelenregister, kopie van de statuten van de vennootschap, kopie aandeelhoudersovereenkomst of elk ander document (gelegaliseerd als het afkomstig is uit een derde land).  FOD Financiën heeft bevestigd dat dit bewijsdocument enkel toegankelijk zal zijn voor bevoegde autoriteiten en niet voor andere entiteiten of burgers.

Het is de wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap, zoals vermeld in de Kruispuntbank van Ondernemingen die de documenten moet uploaden.  Die persoon kan eventueel wel een mandaat aan een derde partij geven.

Wat is de deadline voor bevestiging van het online UBO register en voor het uploaden van de nodige bewijsdocumenten? Informatieplichtigen die voor 11/10/2020 zijn geregistreerd, hebben tot 30/04/2021 om te bevestigen én de documenten (extra verplichting) op te laden.  Diegene die zich vanaf 11/10/2020 registreren, laden deze documenten op bij de registratie.

Met andere woorden de eerstvolgende bevestiging moet gebeuren voor 30/04/2021.  Dit kan u zelf doen via MyMinfin of via https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register.  U gaat naar de online applicatie UBO, waar de uiteindelijke begunstigden van uw vennootschap worden weergegeven.  Een klik op de knop ‘Jaarlijkse bevestiging’ volstaat om de gegevens te bevestigen.

Daarnaast moet elke wijziging aan de gegevens binnen de maand worden geregistreerd in het UBO register.  Dit is het geval bij bijvoorbeeld uit- of toetreding van een vennoot.  Als u in de loop van het jaar een wijziging heeft geregistreerd, begint de termijn van één jaar voor de jaarlijkse bevestiging vanaf dat moment opnieuw te lopen.

 

Heb je vragen over deze nieuwe regelgeving?

Wij helpen u graag verder.